Datenschutz

Wir sind für Unternehmen und Organisationen als Vertrauensanwälte tätig und damit betraut, vertrauliche Hinweise von Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und anderen Hinweisgebern entgegenzunehmen. Dazu betreiben wir dieses digitale Hinweisgebersystem.

Hinweise behandeln wir in jedem Fall vertraulich. Über das digitale Hinweisgebersystem haben Sie auch die Möglichkeit, anonyme Hinweise zu geben. Hier informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten und welche Rechte Sie als Betroffener bei Nutzung des digitalen Hinweisgebersystems haben.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Die verantwortliche Stelle im Sinne der gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz ist:

Schneiders & Behrendt PartmbB, Rechts- und Patentanwälte
Gerard-Mortier-Platz 6
44793 Bochum
Deutschland
Telefon: +49 234 9136-0
E-Mail: info@bolex.de

Datenschutzbeauftragter:
Adlex GmbH
Gerard-Mortier-Platz 6
44793 Bochum
Deutschland
Telefon: +49 234 9136599
E-Mail: dsb@adlex.de

Welche Daten werden verarbeitet?
Die Nutzung des digitalen Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Bei Hinweisen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Hinweisgeber: Name (sofern Sie Ihre Identität offenlegen), Kontaktdaten (sofern Sie diese zur Verfügung stellen), Kommunikationsinhalte, Beziehung zum Unternehmen
• Von Vorfällen betroffene Personen (sofern vorhanden und bekannt): Name, Informationen über Vorfälle und Verdacht auf Gesetzesverletzungen und Regelverstöße, Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte 
• Zeugen und/oder Dritte, welche im Hinweis genannt werden (z. B. Kunden, Lieferanten, Kollegen oder Geschäftspartner, sofern vorhanden und bekannt): Vor- und Nachname, Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Beziehung zum Unternehmen

Wofür und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die oben genannten Daten werden zum Zwecke der Aufdeckung und Prävention schwerwiegender Missstände und Vermeidung und Abwehr von besonders einschneidenden bzw. existenzbedrohenden Rechtsfolgen und Schäden sowohl für das betroffene Unternehmen (Strafverfolgung, Schadensersatzforderungen, Imageschaden, Aufsichtsmaßnahmen) als auch für unsere Tätigkeit als externe Meldestelle verarbeitet. Hierzu wird die Meldung ausgewertet und dem betroffenen Unternehmen je nach Prüfungsergebnis ein Bericht über den Vorfall zur weiteren Bearbeitung übermittelt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Meldungsabwicklung im Verhältnis zu Ihnen und zum betroffenen Unternehmen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO oder zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen, des betroffenen Unternehmens oder eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO, sofern keine ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in Ihrer Meldung zu sehen ist.

Wer erhält meine Daten?
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich oder von Ihnen gewünscht sein, auch personenbezogene Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an das jeweils betroffene Unternehmen oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Das digitale Hinweisgebersystem wird durch den spezialisierten Software-Dienstleister iComply GmbH, Große Langgasse 1a, DE-55116 Mainz, in unserem Auftrag betrieben.

Die Abwicklung Ihrer Meldung erfolgt durch uns, wobei die Weitergabe von Informationen an das betroffene Unternehmen erfolgt, soweit dies erforderlich und sinnvoll ist, um etwaige Verstöße aufzuklären und abzustellen. Auch in diesem Zusammenhang wahren wir die größtmögliche Vertraulichkeit und stimmen uns mit Ihnen ab, wenn Sie eine Kontaktaufnahme ermöglicht haben.
 
Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und haben uns als verantwortlicher Stelle gegenüber folgende Rechte: 

• Recht auf Auskunft über Zweck, Art, Umfang und Dauer der Verarbeitung (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung der gespeicherten Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung von gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung von Daten (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Unterrichtung der Datenempfänger durch uns als Verantwortliche bezüglich der Ausübung der Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 19 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit in maschinenlesbarer Form (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf bezüglich der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Nichtteilnahme an einer automatisierten Entscheidung (Art. 22 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Zweckerreichung, also beispielsweise die Aufklärung und abschließende Beurteilung, erfordert oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Sollte sich ein Hinweis als unbegründet erweisen, wird der Hinweis mitsamt darin enthaltenen personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht. Die Hinweise und Meldungen werden im Übrigen regelmäßig nach 6 Monaten gelöscht. Zu Dokumentationszwecken wird darüber hinaus eine abschließende Einschätzung gespeichert.